12 Empfehlungen für effektive und korrekte Kommunikation im geschäftlichen Umfeld
Der Begriff Netiquette setzt sich aus den Wörtern „Etiquette/Etikette“ und „net“ für Internet zusammen. Sie ist, wenn Sie so möchten, der „Digitale Knigge-Ratgeber“, um einen wertschätzenden Umgang miteinander zu sichern.
Die Nutzung von Messenger-Diensten wie WhatsApp, Slack oder Microsoft Teams hat sich im beruflichen Umfeld rasch entwickelt und ist mittlerweile unverzichtbar geworden, um schnell und unkompliziert Nachrichten, Bilder oder Sprachnachrichten zu versenden. Allerdings birgt diese Art der Kommunikation auch Risiken, da Missverständnisse oder Fehlkommunikation schwerwiegende Konsequenzen haben können. Um eine effektive und korrekte Kommunikation im geschäftlichen Umfeld zu gewährleisten, ist es daher wichtig, die wesentlichen Empfehlungen der Messenger-Netiquette zu beachten.
Was im beruflichen Kontext enorm wichtig ist, schadet im privaten Umfeld auch nicht. Somit kann jede Person, die diesen Text liest, für jeden Bereich, ob Beruf oder Privatleben, etwas mitnehmen.
Kürze ist Trumpf
Messenger sind ein schnelles und unkompliziertes Kommunikationsmittel. Achten Sie dennoch darauf, dass Ihre Nachrichten präzise und verständlich geschrieben sind.
Grußformel und Abschied
Eine kurze Grußformel und ein Abschiedsgruß sorgen für eine freundliche und respektvolle Atmosphäre. Schreiben Sie wechselseitig mehrere Nachrichten hintereinander (Ping-Pong-Kommunikation), können Sie darauf verzichten. Jedoch gilt es dann zu überlegen, ob ein Telefonat oder eine (virtuelle) Konferenz nicht sinnvoller wäre. Ist der Gruppenchat für ein Thema beendet, so sollte dies auch kundgetan werden. Ein „Danke schön“ für die Mithilfe/Unterstützung ist immer angebracht.
Keine Hektik
Auch wenn Messenger schnell und einfach sind, sollten Sie sich dennoch Zeit nehmen, um eine Nachricht in Ruhe zu formulieren und auf Rechtschreibfehler und Sinnhaftigkeit zu überprüfen, bevor Sie sie absenden. Achten Sie bitte auch auf den „Feind“, der oftmals lauert: die Autokorrektur hat schon so manche Nachricht vermasselt.
Keine ganzen Worte in Großbuchstaben
Großschreibung wird im Internet als Schreien interpretiert und kann leicht als übergriffig empfunden werden. Verwenden Sie auch manche Satzzeichen sparsam. „!!!“ oder „???“ sind unhöflich und können ganz schnell die Stimmung verschlechtern.
Keine Emojis in geschäftlichen Nachrichten
Grundsätzlich gilt: Emojis sind in persönlichen Nachrichten angebracht, im beruflichen Kontext sollten Sie jedoch darauf verzichten. Doch wie immer gibt es Ausnahmen. Kennen Sie Ihren beruflichen Kontakt bereits länger und habe eine gute, vertrauensvolle „Beziehung“, dann kann schon mal von der Empfehlung abgesehen werden. Eventuell unterstützt hier ein Emoticon die Interpretation Ihrer Nachricht. Vorsicht jedoch bei Sarkasmus und Zynismus. Da hilft manchmal nicht mal mehr ein „Zwinker-Smiley“.
Keine Abkürzungen
Benutzen Sie weder Abkürzungen noch einen firmeninternen Jargon, welche für Ihre digitalen Gesprächspartner:innen nicht verständlich sind.
Inhaltliche Klarheit
Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachrichten klar und verständlich sind und keine Interpretationsspielräume zulassen. Damit ersparen Sie sich viel Nachfragen bzw. eventuelle Missverständnisse.
Keine Flut von Nachrichten
Überfluten Sie Ihre Gesprächspartner nicht mit zu vielen Nachrichten. Bündeln Sie lieber Ihre Fragen und Anliegen in einer Nachricht. Bedenken Sie, dass der/die Empfänger vielleicht jedes Mal mit einem akustischen Hinweis auf den Eingang einer Nachricht aufmerksam gemacht wird. Das kann nervig werden, wenn 5 Nachrichten hintereinander einlangen.
Respektvoller Umgangston
Eine respektvolle und höfliche Wortwahl ist auch im Messenger unerlässlich. Selbst wenn Sie sich mal ärgern, lieber dreimal tief durchatmen, bevor Sie etwas schreiben, das Ihnen später leid tun könnte.
Vertraulichkeit
Achten Sie darauf, dass vertrauliche Informationen nur an berechtigte Personen weitergegeben werden und nicht für andere sichtbar sind.
Keine privaten Gespräche im Gruppenchat
Private Gespräche sollten nicht im Gruppenchat stattfinden, sondern privat geklärt werden. Auch Unstimmigkeiten gehören nicht in einen Gruppenchat. Haben Sie eine geschäftliche Gruppe installiert, die Sie auch „halbprivat“ für Fotos oder nicht so wichtige Themen nutzen möchten, dann gründen Sie hierfür eine zweite Gruppe.
Antwortzeit
Auf eine Nachricht sollte möglichst rasch geantwortet werden, um ein schnelles Voranschreiten von Projekten zu gewährleisten. Ausnahme: ist man nicht direkt angesprochen, sondern „bloß“ Mitleser:in, dann kann man sich die Antwort sparen. Dies heißt jedoch umgekehrt für den Absender, die Absenderin einer Botschaft: wenn Sie eine Antwort erwarten, dann schreiben Sie dies explizit in die Nachricht.
